Новогодняя скидка -15% на все комплексные программы обучения. Только до 30 декабря!
Институт
современного
менеджмента
Написать нам:
Есть вопросы? Звоните!
Menu
Какие бывают потери в офисе?
Из чего состоит процесс?
Процесс — совокупность операций и шагов, направленных на создание продукта или услуги для внутреннего и/или внешнего заказчика.
При этом, важно отметить, что далеко не все операции добавляют ценность для производимого продукта или услуги. И есть большой пласт работ, который и принято называть "потерями".
Впервые понятие потерь ввел Тайити Оно (1912-1990), исполнительный директор Toyota – будучи самым ярким борцом с потерями, он установил семь типов муда. Муда – это одно из японских слов, означает потери, отходы, то есть любую деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создаёт ценности. Это ошибки, которые нужно исправлять. Это выполнение действий, без которых вполне можно обойтись
Потери в офисе.
I. Перепроизводство
Перепроизводство – производство изделий или информации в количестве большем, чем того требует заказчик. Перепроизводство, в свою очередь, ведет к другим видам потерь – запасам готовых изделий, необходимости их транспортировки, ожиданию продукции на складе и т.д.
Примеры перепроизводства в офисе:
• Составление ненужных отчетов.
• Составление нескольких вариантов презентаций.
• Изготовление лишних копий документов.
• Предоставление информации в количестве большем, чем того требует клиент или последующий процесс.
Причины
• Привычка иметь материалы «про запас»;
• Неумение руководства ставить задачи / сотрудников работать с информацией;
• Ненастроенный операционный процесс;
• Представление информации в количестве большем, чем того требует клиент / заказчик или последующий процесс.
Как устранить?
• Деление работы на более мелкие этапы;
• Точная постановка задач сотрудникам;
• Вовлечение сотрудников;
• Организация учета расхода материалов;
• Встраивание качества в процесс (привычка делать сразу правильно);
• Назначение точных сроков выполнения задач;
• Промежуточный контроль выполнения задач;
• Оптимизация и настройка операционного процесса.
Перепроизводство скрывает другие виды потерь, так как позволяет избежать видимого ожидания, влияния дефектов на отправки, и даже излишнее перемещение продукции внешне начинает казаться крайне необходимым. Поэтому когда начинают бороться с потерями перепроизводства, на пути потока возникает множество камней и отмелей и кажется, что проблем становится только больше. На самом же деле появляется возможность их решить – до этого возможность решения отсутствовала!
II. Лишние движения
Лишние движения - связана с ненужным перемещением работников в течение рабочего дня с целью поиска необходимой информации (на компьютере, в бумагах и пр.), инструментов/предметов; с потерей времени на повороты, наклоны, хождения за деталями, инструментом, поиски. Способствует снижению производительности труда, повышению утомляемости работников и росту травматизма.
Примеры лишних движений в офисе:
• Поиск необходимых файлов или документов.
• Поиск и сбор или сверка данных в различных системах учета.
• Перемещение клавиатуры или монитора, расчистка рабочего места от папок.
• Сотрудник тянется за необходимым предметом, например, степлером.
• Сотрудник тянется или подходит к принтеру каждый раз, чтобы забрать распечатанный документ.
Причины
• Неэффективная организация файлов в компьютере, папок в картотеке;
• Беспорядок на рабочем столе;
• Частое переключение между задачами;
• Нечеткие требования к выполнению задач;
• Неудобное расположение оргтехники, мебели.
Как устранить?
• Пневмопочта;
• Перестановка мебели;
• Организация мебели в ячейки «П»-образные «Т-образные»;
• Маркировка и визуализация рабочего и смежного пространства (5 С);
• Организация общей зоны с FIFO
Выявление потерь, связанных с движениями людей, особенно важно для повышения качества и производительности рабочих, сокращения рисков и несчастных случаев. Изучая потери движения, не забудьте обратить внимание на глаза, руки, торс и ноги. Полезным упражнением может стать разбивка целой операции на отдельные движения.
III. Транспортировка
Транспортировка – это перемещение материалов, полуфабрикатов или готовых изделий, которое не добавляет ценности продукту или услуге. Транспортировка предполагает наличие транспорта и множества приспособлений вроде погрузчиков, тележек, или вагонеток. Хотя перемещение материалов “в руках” также является транспортировкой.
Примеры потерь транспортировки в офисе:
• Ненужная электронная переписка.
• Скачивание и закачивание файлов на различные носители и сервера без надобности.
• Восстановление и сохранение файлов.
• Передача файлов, папок с документами, сбор подписей.
• Перемещение офисного оборудования.
Причины
• Отсутствие единых стандартов обработки информации;
• Привычка решать все вопросы лично, отсутствие стандартизированного электронного процесса;
• Неправильная расстановка приоритетов;
• Расположение разных стадий одного процесса в разных зданиях, корпусах, этажах.
Как устранить?
• Внедрение электронного документооборота;
• Стандартизация процессов и процедур;
• Введение коротких планерок для быстрого решения оперативных вопросов;
• Использование общих сетевых ресурсов для доступа к документам.
В офисах ненужная транспортировка также проявляется наличием большого количества совещаний, на которых присутствуют по несколько человек от подразделения, передачей документов из отдела в отдел на согласование в печатном виде и пр.
IV. Излишние запасы
Запасы – это любые материалы, полуфабрикаты или готовые изделия в количестве большем, чем это необходимо для осуществления процесса. Излишек запасов требует складирования и ресурсов для его осуществления, а также приводит к другим видам потерь. Например, к перемещению. Запасы считают наихудшим из видов потерь – это средства, которые изъяли из оборотного капитала.
Примеры потерь запасов в офисе:
• Отчеты, которые готовятся, однако не используются.
• Показатели, которые рассчитывают, но не используют.
• Документы и письма, с которыми никто не работает.
• Незавершенные проекты.
• Годовые запасы канцелярских принадлежностей.
• Десятки открытых файлов и программ, необходимые для соблюдения “многозадачности” в работе.
Причины
• Принцип «многозадачности» в работе;
• Привычка ставить в копию переписки большое количество адресатов;
• Большое количество различной отчетности;
• Жестко регламентированная система согласования / подписания документов (например, только один день в неделю).
Как устранить?
• Организация входящей электронной почты (настройка автоматических правил);
• Онлайн-чтение только тех электронных сообщений, которые в данный момент имеют отношение к выполняемой задаче. Остальные — в специально отведенное время;
• Оптимизация и автоматизация отчетности, объединение отчетов в один для разных целей;
• Введение электронного документооборота;
• Последовательное выполнение задач;
• Планирование своего рабочего дня.
В офисе излишние запасы проявляются в виде переполненных папок для хранения документов, большого количества открытых файлов на компьютере, с которыми «одновременно» ведется работа, хранения канцелярских товаров «про запас» (которые затем теряются или о которых забывают), полные ячейки входящих документов и пр.
V. Ожидание
Ожидание – простаивание по причине нехватки материалов, отсутствия информации, поломки станков или недоступности работников. Этот вид потерь часто устраняют за счет других видов. Например, перепроизводства или излишней обработки, чтобы занять чем-нибудь сотрудников. Часто сами сотрудники создают “рабочий вид”.
Примеры потерь ожидания в офисе:
• Ожидание тех, кто опаздывает на совещание.
• Ожидание звонка или сообщения по электронной почте.
• Ожидание данных для подготовки или закрытия отчета.
• Ожидание у принтера или копировального аппарата.
Обратите внимание на последние примеры в каждой категории: ожидание предыдущей операции или у принтера. Эти потери возникают из-за неправильной организации последовательности операций.
Причины
• Бумажный документооборот;
• Несогласованность работы различных подразделений;
• Отсутствие трудовой дисциплины;
• Отсутствие оперативного плана работы;
• Ошибки в документах;
• Низкая квалификация персонала в части подготовки и оформления документов;
• Перегрузка персонала (цейтнот), подтверждаемая хронометражом и количеством ошибок.
Как устранить?
• Введение электронного документооборота;
• Создание рабочих групп для решения конкретных производственных задач;
• Разработка и согласование оперативного плана деятельности;
• Обучение персонала работе на компьютере, а также пакету MS Ofce;
• Хронометраж операций по согласованию документов, поиск и оптимизация «узких мест»;
• Четкая постановка задач и сроков их выполнения.
Определить время ожидания позволяет хронометраж работы персонала и оборудования. Общее количество простоев за смену, месяц и год дают в сумме время ожидания. Для снижения времени ожидания персонала время вынужденных простоев рекомендуется направлять на уборку, внедрение или поддержание системы 5С в подразделении.
VI. Излишняя обработка
Излишняя обработка – выполнение операций или заданий, которые не добавляют ценности продукту или услуге с точки зрения заказчика. Излишняя обработка приводит к потреблению большего количества ресурсов, чем требуется для изготовления продукта или предоставления услуги.
Примеры излишней обработки в офисе:
• Повторное внесение данных или заполнение похожих отчетов.
• Инспекции или проверки документов.
• Многочисленные согласования и утверждения документов.
• Предварительные сверки результатов или проверки отчетов.
• Слишком частая регистрация документов, находящихся в работе.
• Повторный ввод данных в разные системы.
• Статистика нашей статистики.
Причины
• Пересылка (дублирование) информации;
• Длинные цепочки согласования документов;
• Использование разного программного обеспечения;
• Разные форматы периодической отчетности;
• Подготовка статистики, данных «вручную».
Как устранить?
• Формирование банка данных с возможностью выгрузки необходимой информации и конвертации в графические, текстовые и др. формы;
• Формирование единого информационного пространства («облачные» технологии);
• Пересмотр требований по согласованию;
• Функциональное распределение обязанностей и закрепление зон ответственности;
• Снижение количества отчетов на основании их последующего использования в работе.
Потери излишней обработки труднее всего определить, так как зачастую они возникают по причине непонимания требования заказчика или потому, что “мы всегда так делали”. Вторым источником излишней обработки могут быть требования законодательства и положений "спущенных сверху", и, к сожалению, в таком случае избежать потерь крайне тяжело.
VII. Устранение ошибок
Устранение ошибок и "дефекты" – предоставление услуг и изготовление продуктов, не соответствующих требованиям заказчика всего приводят к выполнению работ по устранению этих дефектов. Устранение дефектов и доработка продукции – действия, которые требуют дополнительных ресурсов и разработки отдельных процессов – это так называемые “скрытые фабрики”.
Примеры дефектов в офисе:
• Редактирование и правка документов.
• Ошибки при внесении данных.
• Отсутствующие записи или утерянные документы.
• Повторная подготовка утерянных или испорченных документов.
• Переделывание презентаций или текстов докладов.
Причины
• Отсутствие стандарта по обработке информации/ предоставлению данных;
• Нет единого офисного оборудования;
• Нет четкого образа результата;
• Низкая мотивация персонала;
• Низкая дисциплина;
• Большое количество согласующих лиц.
Как устранить?
• Разработка стандарта с учетом требований конечного потребителя информации;
• Корректная постановка задач с критериями (сроки, качество в количественных и качественных показателях);
• Разработка и согласование единых шаблонов документов / отчетов / аналитических записок и пр.;
• Обучение и развитие персонала.
• Дефекты и излишняя обработка напрямую связанны между собой.
Излишняя обработка приводит к тому, что возможность возникновения дефектов повышается. В то же время, с целью предотвращения дефектов зачастую приходят к решению излишней обработки продукции или проверке.
VIII. Потеря творческого потенциала
Неиспользованный или нереализованный человеческий потенциал – это исключение личных качеств, знаний, умений и навыков сотрудника из выполняемой им работы. Потери нереализованного человеческого потенциала чаще всего возникают, когда от сотрудника ждут исключительно выполнения рутинных операций, руководитель не прислушивается к подчиненным, если любая деятельность жестко регламентируется внутренними стандартами, правилами или должностными обязанностями и т.д.
Примеры потерь человеческого потенциала на производстве и в офисе:
• Выполнение низкоквалифицированной или рутинной работы высококвалифицированным специалистом: обеспечение штатной работы компьютеров и оргтехники силами программистов с высшим образованием.
• Отсутствие системы подачи идей и предложений, культуры рационализаторства и применения смекалки в “правильном” направлении.
• Отсутствие внутреннего обучения и системы развития сотрудников.
• Поиск внешних кандидатов на руководящие должности вместо развития кадрового резерва.
• Культура под названием “инициатива наказуема”.
Причины:
• Удержание сотрудников в границах должностных инструкций;
• Отсутствие доверия компетенции сотрудников и излишний контроль со стороны руководства;
• Неэффективно выстроенная система мотивации;
• Конкуренция среди персонала;
• Отсутствие мотивации за проявление инициативы.
Как устранить?
• Вовлечение сотрудников в деятельность по улучшению процессов;
• Регулярное обучение работников;
• Пересмотр зон ответственности работников в подразделение, перераспределение задач;
• Регулярная обратная связь по результатам выполненных работ.
Оставьте заявку
на бесплатную консультацию:
95% наших учеников окупают свое обучение еще до его окончания
Оставить заявку на консультацию
Мы отправим бонусы и свяжемся
с Вами для консультации
